【まずは一読】謝恩会係になったら『最初』に読んでください❗【幼稚園保育園】

kakkon.netの検索ワードで『謝恩会』のワードを多数、見かけました。
『需要が無いかナ‥？？』と思い・おざなりにしてました、スミマセン😅
今回は『謝恩会を成功させるには？』という検索ワードに、私の体験から率直にお答えしようと思います。

こちらをご覧になられている方は、謝恩会係になって『どうしよう‥イヤだな‥』と不安に思われているでしょうか。それとも『やるからには大成功させたい！』熱意を燃やしていらっしゃるでしょうか。

いずれにしても、係をやるからには『謝恩会の失敗・頓挫』だけは避けたいですよね。
残念な結果をできるだけ回避する近道をお伝えさせて頂きます。

1 メンバーの配置決め
2 各グループに１人はアイデアマンを
3 係長はスケジュール管理を厳しく
4 ✂制作物を置くスペースを考える
5 💰予算での買い物について
6 💰予算をどうやって決めるか？
7 ✂園から何を提供してもらえるか確認
8 精神的な距離を近付けすぎない
9 📊仕事の有無をどうとるか？
10 暴走しすぎないこと
11 総括

メンバーの配置決め

メンバー配置の理想
ママさんがそれぞれ持っている能力を、フル活用できるようにすること。

それには、謝恩会メンバーの適材適所を見極めることが大事です。

まず、係分担を決定する際に‥
『係の仕事分担』の内訳を明らかにしてください。過去の引継ぎデータも具体的に確認しましょう。
15分～30分程かけて、じっくりと話し合うべきです。

それから、謝恩会メンバーに『自分には、どの係が最適そうか？』を自己申告してもらってください。

▼（私の幼稚園の場合）謝恩会の係は以下４つでした
👩‍⚖️ 三役‥一応のトップ
全体を統括する『謝恩会係長』１人と、その補佐の『副係長』２人。
仕事内容は、先生と話をつける『対外交渉役』です‥向いている人は、

すでに上にお子さんがいらっしゃって、幼稚園職員の事情をよく知っている
謝恩会の前任者の話を、直接聞くことができる
メンバーの協調性を図ることができる

正副長に大事なこと
『自分は正副長なんだから、ほかの係の仕事はしなくても良い』とふんぞり返らないように注意してください。
現時点で手が空いているのならば、各係に『仕事をちょうだい』と聞いて回り、簡単な仕事を回してもらうこと。

正副長のその姿は、謝恩会メンバー全員のヤル気UPにつながります。
とくに、正副長は『企画進行の決定』には積極的に参加すべきです。先生に企画内容を質問されたときに『知らなくて返答できない』とカッコ悪いですよ❗

👩‍⚖️ 企画・進行係‥デキるママ
謝恩会の進行内容を企画、会場案、ビデオ作成も担当。
当日まで気の抜けない係なので、メンタルが強くないと務まりません。

メンバーの中で『最も有能なママさん』が就くべきです（ただし、協調性を大事にできる方）。最終的には、企画係が謝恩会メンバー全員を仕切ることになります。
本当に大事な係です。

👩‍⚖️ 手作り・プレゼント係‥手芸得意なママ
📝手芸が得意なら【手作り・プレゼント品係】
名札制作、先生のプレゼント品の買い出し、ラッピングなど。
女子力のあるママさんに向きます。
自宅仕事がメインとなるので、お仕事で会議に来れない方が就きやすい係です。

👩‍⚖️ 飾りつけ装飾係‥デザイン作業好きママ
主に会場装飾を担当することになります。
１人でもアイデアを出せる人（できれば係長）が居れば、あとは黙々と作業してくれるメンバーが支えればOKです。

上手に誘導しましょう
✅ 係決めが進まないとき。
『コミュニケーションが苦手なママさん』は、手作り係・装飾係のどちらかに配置しましょう。絶対に企画係に就くことのないように。
『各係長』は、リーダーシップのあるママさんにお願いしましょう。

各グループに１人はアイデアマンを

それぞれのグループ内に、必ず１人は『アイデアを出せる人』を配置してください。
『船頭』が多くてもよろしくありません‥アイデアが出すぎても、話し合いで疲労してしまうからです。

理想は、各係の『長』がアイデア（デザイン企画）を出し、係員がそれを基にしてブラッシュアップすること。

係長はスケジュール管理を厳しく

各『係長』の重要な任務は、以下の２つ。

📌完成度を確認しながら、柔軟に『今後のスケジュール割』をしていくこと。

さらに『他係の長』と進捗状況を共有すること。
他係の苦労を知り、助け合いの精神で『互いに連携』できるのが理想です。

📌『係長』は、つねに宿題を作ること。

『係長』は、互いに顔を合わせて作業する日までに、次回の持ち帰りの宿題を用意しておきます。
作業日には、係員がやってきた宿題を合わせる（話し合う）作業をします。
帰宅するときには次回の宿題を持ち帰ってもらいます。‥その繰り返しです。

『自宅での内職作業をメイン』と考えて作業をすると、ヒマ時間を有効に使えるので作業効率が上がります。

顔を合わせると、どうしてもお喋りしてしまって手が止まっちゃうんです💦

✂制作物を置くスペースを考える

制作した『モノ』を作っても（例えば入場ゲートとか）、置き場所が無ければ『存在』できません。コレが意外と重要です。

制作前に『作ったモノをどこに置いて良いのか？』前任者と園に確認してください。

メンバーの自宅で、制作物を保管する場合もあります。つくる前に、話し合いましょう。

💰予算での買い物について

『お金の話』でまず最初に、全体会議で共有すべきこと。

持ち出し（自己負担）は、出来る限りしない
予算をアテにして勝手に購入しない

私の場合、何度お願いしても勝手に購入するママさんがいらして、本ッ当に胃が痛くなりました‥

お金のハナシはデリケートです。後々で問題になると面倒なので、初っ端の全体会議でキチンと話すべきです。

💰予算をどうやって決めるか？

『謝恩会の予算決めはどうすれば良い？』と、検索ワードで質問を頂きました。

私も当時・困りました。初めてやるんだから、分かりませんよね。

前年度の引継ぎデータがあるはずです。
そこに、何係がどこくらい金額を使ったか？の項目が、必ず存在しています。

謝恩会前回の予算が、前年度と同じならば‥前年度の各係の予算を、そのままマネしましょう。

✅ ちょっとポイント
それでも、全体予算を1.5万円くらい残しておきましょう。その件は、できれば一般の係員にはナイショにしておくと良いです。
どうしても、アレもコレもと購入すると、だんだんと足りなくなってくるのです。１月・２月あたりで『じつはまだ予算1.5万円が残ってます❗』と明かすと、とっておいて良かった‥となると思いますよ。